Onboarding was nog nooit zo makkelijk

30 apr 2019

We hebben in de vorige blogs al tijd besteed aan het onboarden van nieuwe werknemers of freelancers binnen je bedrijf. Een goed onboardingsplan is daarbij onontbeerlijk. Zulke procedure uitschrijven is tijdrovend, maar broodnodig. Toch sta je er in het proces voor het verwelkomen van een nieuwe werknemer niet helemaal alleen voor. Hieronder kan je een aantal handige software of apps vinden die jou kunnen ondersteunen in het onboardingsproces. 

 

  1. 1.    Onboarden begint vroeger dan je denkt

 

Wie aan onboarding denkt gaat er vaak vanuit dat dit pas in werking treedt wanneer de nieuwe werknemer bij je start. Niets is minder waar, ook na het aannemen van de werknemer en voor de eigenlijke startdatum blijf je communiceren met je nieuwe medewerker. Pols hoe de laatste dagen bij de andere werkgever lopen en bevestig het feit dat jullie als bedrijf uitkijken naar de komst van de nieuwkomer. Zo voelt de nieuwe collega zich al gewaardeerd, voor hij of zij aan de slag gaat. 

 

  1. 2.    Voorbereiding is key

 

Het klinkt logisch maar door tijdsdruk loopt het vaker mis dan je denkt. Probeer zoveel als mogelijk voor te bereiden voor de werknemer start. Zorg ervoor dat er voldoende werkingsmateriaal is, dat er een e-mailadres is ingesteld, er een plek is klaargemaakt voor de werknemer enz…Niets is voor een nieuwe werknemer lastiger dan toekomen bij een werkgever die niet is voorbereid op zijn komst. Dat is niet enkel onhandig het is ook tijds -en efficiĆ«ntie verlies en dat voor beide partijen. 

 

  1. 3.    Licht de toekomstige collega’s in 

 

Weet iedereen op kantoor of in het team dat ze er een nieuwe collega bij krijgen? Te vaak wordt het team niet of te laat op de hoogte gebracht over de komst van een nieuwe kracht. Het niet communiceren kan wrevel doen ontstaan, maak collega’s ontvankelijk voor de nieuwe werknemer door helder te communiceren, zo kunnen ze zich voorbereiden en is het voor de nieuwe medewerker ook een stuk fijner starten. 

 

  1. 4.    Onverwachts geschenk

 

Wil je meteen een goede indruk maken bij de nieuwe werknemer? Geef hem bij aankomst een startkit of kleine goodiebag. Heb je merchandising van het bedrijf? Bezorg deze dan bij de start, zo kan je het gevoel creĆ«ren dat de nieuwe werknemer meteen deel uitmaakt van het team. Onverwachte geschenkjes zijn vaak de fijnste, verras je nieuwe talent dus meteen op zijn of haar eerste dag. 

 

  1. 5.    Peil naar de voorkeuren van de werknemer

 

Weet je welk soort pc je nieuwe talent verkiest of brengt hij deze zelf mee? Is de nieuwe kracht het gewend om een eiland met collega’s te delen of werkt hij liever alleen? Peil bij voorbaat goed naar de werk-voorkeuren van je nieuwe aanwinst, zo kan je beter voorbereiden en bekijken wat mogelijk is. Kan je of wil je niet aan de specifieke voorkeuren van de werknemer of freelancer tegemoetkomen, leg dan duidelijk uit waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt. 

 

  1. 6.    Neem je tijd 

 

Ben jij zelf diegene die de nieuwe werknemer zal welkom heten, zorg er dan voor dat je voldoende tijd uittrekt uit je eigen agenda. Tijdstekort heeft iedereen maar als je bij aanvang genoeg tijd investeert in je nieuwe medewerker, dan loopt alles een stuk vlotter. De leidinggeven of HR-manager voorziet dus best voldoende tijd in zijn eigen agenda wanneer de nieuwe werknemer start. 

 

  1. 7.    Het team introduceren

 

Laat het over aan het team om zich te introduceren bij je nieuwe talent. De nieuwe werknemer heeft al genoeg te verwerken op de eerste dag, laat het dus je team zijn die de hand uitreikt. Spoor ze aan zichzelf voor te stellen, maak ze daar voor de komst van de nieuwe medewerker nog even attent op. Ken je collega’s die moeilijk uit hun schulp te krijgen zijn, help ze dan bij de introductie even. 

 

  1. 8.    Zorg voor een startplanning 

 

Laat je nieuwe werknemer de eerste dag niet meteen freewheelen, maar zorg voor een planning met meetings en projecten. Zo heeft de nieuwe werkgever alvast een houvast en voelt hij zich sneller productief. Gebruik in de eerste week ook de rustigere momenten om verder in te gaan op het precieze takenpakket, de bedrijfsfilosofie en de verwachtingen die je aan de werknemer stelt. 

 

  1. 9    Wees een goede gastheer/vrouw 

 

Bestel op de eerste werkdag van de nieuwkomer een gezamenlijke lunch voor het team, zo krijg je sneller sociale interactie tussen de nieuwe collega en het team. Geef de medewerker ook de kans om zichzelf voor te stellen en wat meer over zichzelf te vertellen. Wil je liever niet lunchen kies dan voor een gezamenlijk drankje of andere activiteit op het einde van de eerste werkweek. 

 

  1. 10    Enthousiasmeer en zet aan het werk 

 

Je nieuwe talent is vast enthousiast om binnen je bedrijf te starten. Hou hem hem of haar enthousiast, zet ze meteen aan het werk, zo voelen ze zich snel nodig binnen het bedrijf. Al doende leert men het snelst zegt het spreekwoord en ook op de werkvloer is dat niet minder waar. Laat nieuwe werknemers daarom niet te lang vastzitten in lange voorbereidingsprogramma’s, maar ga zo snel als mogelijk over tot actie. 

 

Met deze tips kom je al een heel eind om een goed onboardingsplan samen te stellen, maar vergeet ook de technologie niet in je onboardingsproces. Dankzij de ontwikkeling van heel wat apps kan je het proces een stuk makkelijker maken, online kan je heel wat apps en software vinden die jou kunnen ondersteunen bij je onboardingsplan.